Como transformamos R$ 13,5 mil de mídia em R$ 205 mil em matrículas registradas
A verba nunca aumentou. O que mudou foi o que passou a ser medido entre o anúncio e a matrícula.
- R$ 205 mil
- em matrículas registradas
- 15,2x
- de retorno sobre a mídia
- R$ 202
- de custo por matrícula
O ponto de partida
A mídia rodava, as matrículas aconteciam e ninguém sabia explicar por quê.
Nossa cliente é uma instituição de ensino que vende um curso anual com processo de entrevista antes da matrícula. Quando esse trabalho começou, em junho de 2025, já existia mídia no ar: cerca de mil reais por mês em campanhas de mensagem, contatos chegando pelo WhatsApp e alunos entrando todo mês.
O problema não era falta de resultado. Era falta de leitura. O investimento anotado na planilha não batia com o relatório das campanhas. Os status do CRM mudavam de nome conforme quem preenchia. Uma parte das vendas fechadas não tinha valor lançado. E, no fim do mês, ninguém conseguia dizer com segurança quanto custava uma matrícula.
Sem essa resposta, toda decisão de mídia vira aposta. Aumentar a verba, cortar uma campanha, insistir em um público: tudo passa a depender de impressão, não de evidência.
O diagnóstico
Antes de mexer no anúncio, reconstruímos o caminho inteiro até a matrícula
O primeiro trabalho foi juntar duas fontes que viviam separadas: o relatório real de investimento das campanhas e o registro de cada pessoa dentro do CRM. A partir daí passou a existir um funil único, com as mesmas etapas para todo mundo, medido mês a mês.
- 01Leads588 pessoas registradas no CRM a partir das campanhas.
- 02Oportunidades198 tinham perfil e interesse reais, cerca de 34% dos leads.
- 03Entrevistas150 entrevistas realizadas, cerca de 76% das oportunidades.
- 04Matrículas67 matrículas fechadas, cerca de 45% de quem foi entrevistado.
Com o funil montado, os gargalos apareceram sozinhos. As campanhas geraram 677 conversas iniciadas, mas só 588 pessoas chegaram a existir no CRM. Em março de 2026, o caso mais extremo do período, 79 conversas viraram 50 registros. A diferença não é estatística: é gente que demonstrou interesse e nunca entrou no processo comercial.
A etapa seguinte contava a história oposta. De cada 10 pessoas entrevistadas, entre 4 e 5 se matriculavam. O atendimento tinha força para fechar. O que faltava era proteger o caminho até ali.
A execução
Mesma verba, decisões diferentes
A verba mensal nunca foi ampliada. Nos 15 meses, o investimento médio ficou em torno de R$ 900 por mês, e em 2026 essa média chegou a ficar abaixo da de 2025. O que mudou foi o critério para decidir onde ela ia.
Cada mês passou a ser lido pelo custo de cada etapa e pelo que a etapa seguinte devolvia. Campanha que trazia volume de conversa mas não produzia oportunidade perdia verba. Público que gerava entrevista ganhava. E o time comercial passou a receber o lead com origem registrada, o que mudou a forma de abordar.
- Investimento lido no relatório de campanhas, não na planilha
- Origem registrada para cada lead que entrava
- Padronização dos status do CRM entre as duas equipes
- Funil único do anúncio até a matrícula
- Custo por lead, por oportunidade e por matrícula mês a mês
- Campanhas de mensagem no WhatsApp como porta de entrada
- Leitura mensal do que cada etapa estava derrubando
- Verba realocada pelo que o funil mostrava, não pelo palpite
A virada
O mesmo real investido passou a valer quase três vezes mais
Nos seis meses de 2025, R$ 5.739 em mídia geraram R$ 42,9 mil em matrículas registradas, a um custo de R$ 359 por aluno. Nos nove meses de 2026, R$ 7.763 geraram R$ 162,2 mil, a R$ 152 por aluno. A média mensal de investimento caiu de R$ 957 para R$ 863.
A qualificação subiu junto: a taxa de lead que virava oportunidade passou de 31% para 35%, e a conversão da entrevista para a matrícula passou de 39% para 47%. No melhor trecho do período, entre maio e agosto de 2026, a conversão chegou a 53% e o custo por matrícula caiu para R$ 111, com R$ 120 mil em matrículas registradas em quatro meses.
Os 15 meses
R$ 13,5 mil de mídia, 67 matrículas e R$ 205 mil registrados
- R$ 13,5 mil
- investidos em mídia nos 15 meses
- R$ 205 mil
- em matrículas registradas no período
- 15,2x
- de retorno sobre o investimento em mídia
- 67
- matrículas fechadas
- 588
- leads registrados no CRM
- 150
- entrevistas realizadas
- 44,7%
- de conversão da entrevista para a matrícula
- R$ 202
- de custo por matrícula no acumulado
No acumulado de junho de 2025 a setembro de 2026, foram R$ 13.502,56 investidos em mídia e R$ 205.097,14 em matrículas com valor registrado, somando curso anual e taxa de matrícula. Isso equivale a 15,2 reais devolvidos para cada real investido.
Distribuído pelas 67 matrículas do período, o custo médio de aquisição ficou em R$ 201,53, contra um ticket próximo de R$ 3,9 mil. O custo por lead ficou em R$ 22,96.
Sobre o número publicado
Publicamos o valor registrado, não o valor estimado
Das 67 matrículas do período, 15 foram fechadas sem valor lançado na planilha. Se essas vendas forem estimadas pelo ticket médio da própria base, o faturamento do período vai a R$ 262,2 mil e o retorno sobe para 19,4x.
Escolhemos publicar os R$ 205 mil. É o número que existe registro para sustentar. A diferença de R$ 57 mil é uma estimativa razoável, não caixa comprovado, e case não é lugar de arredondar para cima.
Vale dizer também que o próprio diagnóstico dessa lacuna foi parte do trabalho. Uma operação em que um quarto das vendas não tem valor registrado não consegue calcular o próprio retorno, e é isso que mantém a mídia refém do palpite.
O aprendizado
Quase nenhuma operação está gastando pouco demais. Está gastando às cegas. Medir o caminho inteiro custa menos do que dobrar a verba e rende mais.
Houve um mês, abril de 2026, com R$ 690 investidos, 42 conversas, 29 leads e nenhuma matrícula. Antes do funil montado, um mês assim passaria despercebido no meio do ano. Com o funil montado, ele virou uma pergunta respondida no mês seguinte, quando a conversão voltou a 50% e o custo por matrícula caiu pela metade.
É esse o ganho real do projeto. Não foi um anúncio melhor nem uma verba maior. Foi passar a enxergar, todo mês, onde a operação perdia gente entre o clique e a matrícula, e ter o que corrigir antes que o trimestre acabasse.
Você sabe quanto custa um cliente seu hoje?
Ajudamos operações que já investem em mídia a construir o funil que falta: origem registrada, etapas padronizadas e custo medido do anúncio até a venda.